Згідно п.1 розділу ІІІ наказу Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557 «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за № 959/30827 (далі – Наказ №557) юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу суб’єкта електронного документообігу з дати укладення Договору про визнання електронних документів (далі - Договір), шляхом приєднання до нього на підставі Заяви про приєднання до Договору, яка направляється протягом операційного дня у визначеному форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до контролюючого органу за основним місцем обліку платника.
Усі реквізити Заяви про приєднання до Договору обов’язкові для заповнення (п.2 розділу ІІІ Наказ №557).
При заповненні реквізитів Заяви про приєднання до Договору, зазначається:
- дата та номер Заяви про приєднання до Договору;
- дата та номер Договору – реквізити Договору, який оприлюднено відповідно п.3 Наказу №557;
- код за ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта, найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) платника;
- в особі - прізвище, ім’я та по батькові (далі – ПІБ) керівника (для фізичної особи – підприємця (далі – ФОП) – його ПІБ);
При заповненні реквізитів Заяви про приєднання до Договору, зокрема зазначається:
- що діє на підставі:
- для юридичних осіб – вид установчого документу (статут підприємства або інший установчий документ), відомості про яких включені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) (із зазначенням дати внесення);
- для фізичних осіб – підприємців – зареєстрований як фізична особа – підприємець, про що містяться відомості в ЄДР (із зазначенням дати внесення);
- для фізичних осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність – закон, на підставі якого особа здійснює незалежну професійну діяльність, про що внесено запис до відповідного реєстру (із зазначенням дати);
- код за ЄДРПОУ та найменування контролюючого органу - код за ЄДРПОУ та найменування контролюючого органу, Договір якого визначений Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим Наказом №557, та розміщений на субсайті офіційного веб-порталу ДФС;
- за адресою – адреса субсайтів офіційного веб-порталу ДФС, за якою оприлюднено Договір про визнання електронних документів;
- е-mail Автора - поштова скринька платника, яка використовується платником для листування з контролюючими органами та повідомляється шляхом внесення адреси електронної пошти до облікових даних автора.
Слід зазначити, що фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням ЕЦП
Джерело: Головне управління ДФС у Івпно-Франківській області
