MASTER-рішення: електронний документообіг для державного сектора України | MASTER

MASTER-рішення: електронний документообіг для державного сектора України

1133 0

Інтерв'ю з керівником проекту MASTER:Бухгалтерія Марією Галелюкою.

У своєму інтерв'ю Марія Галелюка розповідає про важливі засади впровадження та автоматизації документообігу в державному секторі, які дозволять використовувати робочий час співробітників більш ефективно, зменшити часові затрати на обмін та узгодження документів, а також говорить про вимоги законодавства щодо автоматизації документообігу в бюджетних установах.

— Маріє, чому питання переходу на електронний документообіг у державному секторі стоїть настільки гостро?

— В 2018 році Кабмін прийняв Постанову №55 "Деякі питання документування управлінської діяльності". Даною постановою уряд затвердив електронну форму діловодства в якості основної.
Зміни були запущені по вертикалі — прецедентом стала відмова Кабміну приймати документи в неелектронному форматі. З січня 2019 року до такої форми діловодства перейшли й міністерства, тому про електронний документообіг довелося задуматися і їхнім дочірнім структурам.

— Чи не здається Вам, що даний метод — надто директивний?

— Як показує практика, такий шлях — найбільш ефективний. Адже впровадження змін та автоматизація — складний і системний процес. Тому у випадку, коли Кабмін просуває ідею електронного документообігу, ймовірність її успішного втілення близька до 100%.

Кабмін демонструє на власному прикладі важливість і обов'язковість впровадження змін та контролює процес, спрямовує міністерствам не тільки вказівки, а й рекомендації.

— Навіщо впроваджувати електронний документообіг?

— Електронний документообіг — це необхідність, вимога сучасного світу. Він дозволяє економити час, який витрачається на створення, узгодження, підпис і передачу вхідних, внутрішніх, вихідних документів. Робота з документами — не найзахопливіше заняття.

І чим менше часу співробітники витрачають на цей процес, тим його більше в них залишається на рішення цікавих і корисних завдань.

Позитивний ефект від впровадження електронного документообігу залежить від масштабу підприємства: чим більшим є підприємство, тим більш помітним буде ефект.

Документообіг в електронному вигляді звільняє час для керівників і топ-менеджерів, скорочує час очікування особистого підпису. Сучасні рішення дозволяють працювати з документацією з будь-якого пристрою, підключеного до мережі Інтернет в будь-якій точці світу.

Це — беззаперечні переваги в динамічному світі, й держсектору важливо системно оптимізувати й автоматизувати бізнес-процеси.

— Електронний документообіг вимагає наявності корпоративних IT-рішень?

— Ні, та навіть більше того — з електронного документообігу легко почати цифрову трансформацію. Це, фактично, основа роботи, яку можна реалізувати в будь-якій установі, де є комп'ютери та доступ до Інтернет-мережі.

З нашого досвіду, багато компаній як приватної, так і державної форми власності починали цифрову трансформацію саме з електронного документообігу, а потім, переконавшись у позитивному ефекті, автоматизували інші напрямки.

— Ви можете навести приклади інших країн?

— Для розвинених країн електронний документообіг і цифровізація роботи держструктур — пріоритетні напрямки. Електронний документообіг сприяє прозорості роботи державних органів і служб: оскільки всі документи створюються в цифровій формі, за необхідності, можна легко надати до них публічний доступ.

Показовим є досвід Литви — в країні існує єдиний державний сервер баз даних для центральних органів влади. Це дозволяє впроваджувати інформаційні рішення, в тому числі й електронний документообіг у держструктурах, і легко масштабувати ці рішення на підвідомчі організації.

Така організація роботи зручна та економічно успішна: дистриб'ютор програмного продукту забезпечує його оновлення та підтримку, а завдання з серверного обслуговування вирішуються системно та централізовано для всіх державних органів країни.

— Які рішення для електронного документообігу надає MASTER?

— Лінійка продуктів електронного документообігу для державного сектора MASTER включає два коробкових рішення.

Перше рішення — MASTER:Документообіг ОБМІН ТА ОБЛІК — базовий програмний продукт, який вирішує основні завдання документообігу: організацію електронного обміну документами (відправка та прийом через e-mail) з керуючими та підлеглими державними структурами; ведення обліку (реєстрації) електронних документів із ЕЦП; зберігання документів в єдиному середовищі.

MASTER:Документообіг ОБМІН ТА ОБЛІК — це простий продукт для підвідомчих організацій і підприємств, які змушені оперативно перейти до базового електронного документообігу, з можливістю легкого масштабування функціоналу. Період розгортання продукту (від придбання до початку роботи) триває всього кілька днів.

Друге рішення — MASTER:Документообіг КОМПЛЕКСНЕ РІШЕННЯ — це комплексний програмний продукт, який постачається з повністю налаштованими конфігурацією функціоналу та процесами обробки документів відповідно до вимог чинного Законодавства України.

Програмний продукт дозволяє вести загальний електронний документообіг усіх документів: вхідних (листи, звернення громадян, запити на публічну інформацію та ін.), внутрішніх (службові, організаційно-розпорядчі документи) та вихідних.

Також він включає необхідний набір функціональних можливостей для повноцінної роботи з документами держустанови та легко доповнюється додатками, такими як електронний архів, аналітика, мобільні додатки SmartTasks і SmartManager, Plag-in (e-mail, MS Word) та іншими.
Впровадження програмних продуктів електронного документообігу MASTER дозволить оптимізувати процеси документообігу та створити єдиний інформаційний простір із дочірніми підприємствами/підвідомчими організаціями.

— У чому переваги MASTER-рішень?

— По-перше, MASTER:Документообіг — коробкове рішення. Це означає, що для установки продукту не потрібне залучення фахівців зі сторони або внутрішньої команди розробників. Користувач може самостійно встановити програму та налаштувати її без серйозних зусиль.
По-друге, будучи продуктами лінійки MASTER, рішення мають усі переваги платформи: можливістю безшовної інтеграції з рішеннями для бухгалтерського, кадрового обліку, з майданчиком електронних торгів та іншими продуктами.

По-третє — система підтримки, яку ми збудували та випробували на практиці при роботі з MASTER: Бухгалтерія. При виникненні запитань наші користувачі завжди можуть звернутися в службу підтримки.

Сам продукт оновлюється опорними сервіс-паками після виходу законодавчих змін. До того ж продукт MASTER має сучасний інтерфейс, вбудований гід і забезпечує безліч інших переваг.

— Чи є якісь ризики, супутні впровадження електронного документообігу в державному секторі?

— Існує два сталих міфи: перший — про вразливість електронних документів для хакерських атак, другий — про скорочення штату співробітників при впровадженні систем електронного документообігу.

На практиці міфи так і залишаються міфами.

По-перше, сучасні системи електронного документообігу мають усі необхідні рівні захисту та сертифікації, які дозволяють попереджувати та відбивати атаки.

Що стосується другого міфу, то страх змін і прогнозованих скорочень дійсно присутній. Але в реальності скорочень не відбувається, незважаючи на те, що електронний документообіг підвищує ефективність і скорочує до 60-75% час на обробку одного документа.

Головний ефект впровадження е-документообігу — підвищення продуктивності праці співробітників і перерозподіл часу на виконання інших завдань.

Впровадження електронного документообігу буде корисним як для керівництва, так і для кожного окремого співробітника. Чим раніше відбудеться діджиталізація документообігу та послуг у державному секторі, тим ефективніше буде працювати державний апарат.

Джерело: https://www.epravda.com.ua/publications/2019/02/25/645545/

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

Комплексний бухгалтерський облік за всіма напрямами. Зведена бухгалтерська звітність.

Податковий облік згідно діючого ПКУ. 
Автоматичне формування фінансової звітності.

від 11000 грн звільнено від ПДВ

ПОСЛУГИ

Конфігурування нетипового функціоналу, розробка індивідуальних рішень.

Перенесення даних із іншого програмного забезпечення.
Інтеграції з іншим програмним забезпеченням.

від 1075 грн/година + ПДВ 20%

Е-ДОКУМЕНТООБІГ

Обмін (отримання та відправка) і облік (реєстрація) е-документів із КЕП.

Налаштовані бізнес-процеси обробки вхідних, внутрішніх, вихідних е-документів.
Єдине середовище зберігання документів.

від 10000 грн звільнено від ПДВ