Якщо ви ФОП-роботодавець, підприємець-початківець або бухгалтер, який щойно взяв на облік перший штат, розрахунок заробітної плати — це не одна дія, а зв'язка з кількох кроків: нарахувати, утримати податки, доплатити внески зверху й видати працівнику суму «на руки». Помилка на будь-якому етапі коштує штрафів від Держпраці та податкової.
Ця стаття збирає обидва пласти в одному місці. З одного боку — механіка: як рахувати погодинну, місячну й відрядну оплату, лікарняні, відпускні та декретні. З іншого — актуальні на 2026 рік ставки: мінімальна зарплата, ПДФО, військовий збір, ЄСВ. Під кожною формулою одразу йде числовий приклад, щоб ви бачили результат, а не абстракцію.
Перш ніж рахувати, зберіть три вхідні дані про працівника:
Ставку або оклад — скільки коштує його праця за одиницю часу чи виробу.
Розрахунковий місяць — за який період нараховуємо.
Фактично відпрацьовані години або дні — беруться з табеля обліку робочого часу.
Заробітна плата складається з двох частин. Основна — це оклад або тарифна ставка, гарантована сума за виконану норму праці. Додаткова — усе, що нараховується понад основну частину.
До додаткової частини найчастіше входять:
Доплати — за суміщення посад, роботу в нічний час, понаднормові години, шкідливі умови праці.
Надбавки — за вислугу років, високу кваліфікацію, інтенсивність праці, знання іноземної мови.
Премії — за виконання плану, результати кварталу, разові заохочення.
Основна частина стабільна від місяця до місяця, а додаткова змінюється залежно від фактичних умов. Саме тому підсумкова нарахована сума майже ніколи не дорівнює «голому» окладу.
Оклад і тарифна ставка — це не одне й те саме. Оклад фіксується за місяць незалежно від кількості робочих днів у ньому. Тарифна ставка прив'язана до одиниці часу (година, день) і множиться на відпрацьований обсяг. Від того, який тип оплати ви обрали в трудовому договорі, залежить формула розрахунку.
Ще одне правило, яке діє до старту будь-яких обчислень: за повністю виконану місячну норму праці нарахована зарплата не може бути меншою за мінімальну. Якщо оклад нижчий — роботодавець зобов'язаний зробити доплату до рівня МЗП.
Держава задає нижню межу оплати праці через мінімальну зарплату, а базу оподаткування — через ставки податків. Ці цифри — фундамент кожного розрахунку у 2026 році.
Показник | Значення у 2026 році |
Мінімальна зарплата (місячна) | 8 647 грн |
Мінімальна зарплата (погодинна) | 52 грн |
Прожитковий мінімум (загальний) | 3 209 грн |
Прожитковий мінімум (для працездатних осіб) | 3 328 грн |
ПДФО (податок на доходи фізосіб) | 18 % |
Військовий збір | 5 % |
ЄСВ (єдиний соціальний внесок) | 22 % |
Кілька практичних наслідків із цієї таблиці:
Розмір МЗП зафіксовано на весь 2026 рік — підвищень усередині року не заплановано. Це спрощує планування зарплатного фонду.
Оклад працівника, який відпрацював норму, не може бути нижчим за прожитковий мінімум для працездатних осіб (3 328 грн), а разом із доплатами — нижчим за МЗП (8 647 грн).
Максимальна база нарахування ЄСВ — 20 розмірів МЗП, тобто 172 940 грн на місяць. З доходу понад цю суму ЄСВ не нараховують.
ПДФО та військовий збір утримують із зарплати самого працівника. ЄСВ роботодавець платить понад нараховану суму за власний кошт.
Спосіб розрахунку визначає система оплати праці, зафіксована в договорі. Розглянемо чотири базові варіанти — кожен зі своєю формулою та числовим прикладом.
Коротко про те, коли який спосіб доречний:
Погодинна/подобова — для змінного графіка, підробітку, сезонних чи проєктних робіт.
Місячна — для стабільного офісного графіка з фіксованим окладом.
Відрядна — для виробництва й послуг, де результат вимірюється в штуках, замовленнях чи операціях.
Погодинна оплата підходить для неповного робочого дня, змінного або нестабільного графіка — коли простіше рахувати відпрацьований час, ніж прив'язуватися до місячної норми.
Формула: Зарплата = годинна ставка × кількість відпрацьованих годин
Приклад. Годинна ставка — 150 грн, за місяць працівник відпрацював 168 годин. 150 × 168 = 25 200 грн нараховано.
Подобова оплата працює за тим самим принципом, тільки одиницею є робочий день.
Формула: Зарплата = денна ставка × кількість відпрацьованих днів
Приклад. Денна ставка — 1 200 грн, відпрацьовано 20 днів. 1 200 × 20 = 24 000 грн нараховано.
За місячної системи оплати результат залежить від того, скільки з планової норми працівник фактично відпрацював. Тут два сценарії.
Сталий графік (рахуємо через дні). Використовуємо, коли норма задана в робочих днях.
Формула: Зарплата = оклад ÷ норма робочих днів × відпрацьовані дні
Приклад. Оклад — 18 000 грн, норма — 21 робочий день, відпрацьовано 18. 18 000 ÷ 21 × 18 = 15 428,57 грн.
Плаваючий графік (рахуємо через години). Використовуємо при змінному режимі, коли норма задана в годинах.
Формула: Зарплата = оклад ÷ норма годин × відпрацьовані години
Приклад. Оклад — 18 000 грн, норма — 168 годин, відпрацьовано 152. 18 000 ÷ 168 × 152 = 16 285,71 грн.
Якщо працівник відпрацював повний місяць, він отримує весь оклад без перерахунку.
Відрядна система прив'язує заробіток до обсягу, а не до часу. Її застосовують на виробництві та в послугах, де результат легко виміряти в одиницях.
Формула: Зарплата = розцінка за одиницю × кількість одиниць
Приклад із однією розцінкою. Розцінка — 45 грн за деталь, виготовлено 520 деталей. 45 × 520 = 23 400 грн.
Коли розцінки на різні вироби відрізняються, рахуємо кожну позицію окремо й додаємо.
Приклад із різними розцінками:
Виріб А: 30 грн × 300 шт = 9 000 грн
Виріб Б: 55 грн × 200 шт = 11 000 грн
Разом: 20 000 грн
Тут працівники найчастіше плутаються між «нараховано» і «на руки». Різницю створюють два податки, які утримують із працівника, і один внесок, який платить роботодавець зверху.
Утримання із зарплати працівника:
ПДФО — 18 % від нарахованої суми.
Військовий збір — 5 %. Ставка зросла з 1,5 % до 5 % ще з 1 грудня 2024 року, тож у розрахунках 2026-го діє саме 5 %.
Нарахування роботодавця понад зарплату:
ЄСВ — 22 % від нарахованої суми. Це не утримання, а витрата роботодавця.
Покажемо весь ланцюг на прикладі зарплати 20 000 грн.
Ланцюг «нараховано → утримано → на руки»: На руки = нараховано − ПДФО − військовий збір
Приклад:
Нараховано: 20 000 грн
ПДФО (18 %): 20 000 × 0,18 = 3 600 грн
Військовий збір (5 %): 20 000 × 0,05 = 1 000 грн
На руки: 20 000 − 3 600 − 1 000 = 15 400 грн
Тепер витрати роботодавця:
ЄСВ (22 %): 20 000 × 0,22 = 4 400 грн
Загальна витрата роботодавця: 20 000 + 4 400 = 24 400 грн
Тобто працівник із «двадцятки» отримує 15 400 грн, а роботодавцю ця зарплата обходиться в 24 400 грн. Різниця у 9 000 грн — це податкове навантаження на фонд оплати праці.
Для орієнтира: із мінімальної зарплати 8 647 грн утримують 1 556,46 грн ПДФО та 432,35 грн військового збору, тож на руки виходить 6 658,19 грн, а ЄСВ роботодавця становить 1 902,34 грн.
Щодо строків: ПДФО та військовий збір перераховують до бюджету одночасно з виплатою зарплати. Якщо зарплату видають готівкою чи на картку двома частинами (аванс і остаточний розрахунок), податки з місячного доходу сплачують за підсумком місяця. ЄСВ перераховують не пізніше 20 числа наступного місяця. Прострочення навіть на день формально є підставою для штрафу, тому дати виплати варто синхронізувати з датами сплати податків.
Лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) рахують не від окладу, а від середньої зарплати за попередній період. Логіка проста: скільки в середньому працівник заробляв за день, помножити на дні хвороби й на відсоток за стажем.
Формула: Лікарняні = середньоденна зарплата × дні непрацездатності × % за страховим стажем
Приклад. Середньоденна зарплата — 676 грн, працівник хворів 6 днів, страховий стаж — 6 років (це 70 %). 676 × 6 × 0,70 = 2 839,20 грн.
Перші 5 днів хвороби оплачує роботодавець власним коштом, з 6-го дня — Пенсійний фонд України.
Розмір лікарняних має межі, прив'язані до мінімальної зарплати. Якщо середньоденна виходить надто низькою, суму допомоги за повний місяць дотягують до рівня МЗП. Це захищає працівників із малим доходом чи коротким стажем від символічних виплат за час хвороби.
Середньоденну для лікарняних рахують так:
Формула: Середньоденна = дохід за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів періоду
Приклад. За 12 місяців нараховано 240 000 грн, у періоді 355 календарних днів (10 днів виключили). 240 000 ÷ 355 = 676,06 грн.
Розрахунковий період визначається за такими правилами:
Стандартно — 12 календарних місяців до місяця настання хвороби.
Стаж менше 12 місяців — беруть фактично відпрацьований період.
Стаж менше 1 місяця — розрахунок від тарифної ставки або окладу.
Періоду немає взагалі (працевлаштований у місяці хвороби) — від встановленого окладу.
З періоду виключають дні, не відпрацьовані з поважних причин: попередні лікарняні, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною. Це підвищує середньоденну, бо ділимо на меншу кількість днів.
Скільки відсотків середньоденної отримає працівник, залежить від страхового стажу:
до 3 років — 50 %
від 3 до 5 років — 60 %
від 5 до 8 років — 70 %
понад 8 років — 100 %
Окремі категорії отримують 100 % незалежно від стажу — зокрема учасники бойових дій, постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи, а також працівники, які доглядають за хворою дитиною. Для них відсоток не знижується навіть за короткого стажу.
Відпускні та декретні спираються на ту саму базу — середньоденну зарплату за розрахунковий період. Відрізняються лише дільник у формулі середньоденної та кількість днів, на які множимо.
Відпускні рахують через середньоденну, у якій дільник — календарні дні за мінусом святкових і неробочих.
Формула: Відпускні = середньоденна зарплата × кількість днів відпустки
Приклад. Середньоденна — 676 грн, працівник іде у відпустку на 14 днів. 676 × 14 = 9 464 грн.
Декретні (допомога у зв'язку з вагітністю та пологами) платять у розмірі 100 % середньої, без застосування відсотка за стажем.
Формула: Декретні = середньоденна зарплата × кількість днів декретної відпустки
Тривалість декретної відпустки:
126 днів (70 до пологів + 56 після) — звичайні пологи.
140 днів (70 + 70) — ускладнені пологи або народження двох і більше дітей.
Приклад. Середньоденна — 676 грн, звичайна відпустка 126 днів. 676 × 126 = 85 176 грн.
Важливий нюанс: якщо середня зарплата працівниці нижча за мінімальну, декретні «дотягують» до рівня МЗП. Сума допомоги за повний місяць не може бути меншою за 8 647 грн.
Законних інструментів для зниження навантаження на зарплату небагато, але вони реальні. Головні два — податкова соціальна пільга та знижена ставка ЄСВ.
Податкова соціальна пільга (ПСП) зменшує базу оподаткування ПДФО. Вона застосовується, лише якщо місячна зарплата не перевищує граничного порогу.
Розміри ПСП у 2026 році:
Базова (100 %) — 1 664 грн
Підвищена (150 %) — 2 496 грн
Підвищена (200 %) — 3 328 грн
Граничний дохід для застосування ПСП у 2026 році — 4 660 грн. Оскільки це менше за мінімальну зарплату, на практиці базову ПСП отримують здебільшого працівники на неповний робочий час.
Пільга «на дітей» працює вигідніше: граничний дохід множиться на кількість дітей до 18 років. За двох дітей поріг становить 9 320 грн (4 660 × 2), тож право на ПСП отримують і працівники з повноцінною зарплатою.
Приклад. Зарплата 9 000 грн, двоє дітей. Застосовуємо «дитячу» ПСП 1 664 грн на кожну дитину: ПДФО = (9 000 − 1 664 × 2) × 0,18 = 1 020,96 грн замість 1 620 грн без пільги.
Друге послаблення — знижена ставка ЄСВ 8,41 % замість 22 % для роботодавців, які нараховують зарплату працівникам з інвалідністю. Це помітно зменшує витрати на фонд оплати праці для підприємств, що працевлаштовують таких співробітників.
ПСП зменшує тільки базу ПДФО. На військовий збір і ЄСВ вона не впливає.
Щоб розрахунок зарплати не обернувся штрафами, тримайте під контролем базовий чек-лист:
Доплата до МЗП — за повністю виконану норму нарахування не нижче 8 647 грн.
Оклад не нижче прожиткового мінімуму для працездатних осіб (3 328 грн).
Своєчасна сплата податків — ПДФО, військовий збір і ЄСВ у встановлені строки.
Розрахункові листки — видавайте працівникам перед виплатою зарплати.
Індексація — застосовуйте відповідно до чинних правил на поточний рік.
Письмові трудові договори — оформлюйте до допуску працівника до роботи.
Що більше в компанії працівників і систем оплати, то вища ймовірність помилки в ручних розрахунках. Одна неврахована зміна ставки податку чи прожиткового мінімуму — і перерахунок доводиться робити заднім числом.
Саме тут допомагає автоматизація обліку зарплати. Наша програма нарахування заробітної плати, рахують нарахування, утримання й внески за актуальними ставками, самі оновлюють показники після змін у законодавстві та формують звітність. Це не замінює бухгалтера, але прибирає рутинні помилки, на яких найчастіше «горять» роботодавці.
Оклад може бути нижчим за МЗП, але сама нарахована зарплата за виконану норму — ні. Роботодавець зобов'язаний нарахувати доплату до рівня мінімальної зарплати 8 647 грн. При цьому оклад у штатному розписі не повинен опускатися нижче прожиткового мінімуму для працездатних осіб — 3 328 грн.
Звичайна відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами триває 126 днів, за ускладнених пологів або народження двох і більше дітей — 140 днів. Декретні рахують як середньоденну зарплату, помножену на кількість днів відпустки, у розмірі 100 % без урахування стажу. Якщо середня нижча за мінімальну, суму дотягують до рівня МЗП.
Від страхового стажу: до 3 років — 50 %, від 3 до 5 років — 60 %, від 5 до 8 років — 70 %, понад 8 років — 100 %. Окремі категорії (учасники бойових дій, чорнобильці та інші) отримують 100 % незалежно від стажу.
Стандартно це 12 календарних місяців до місяця настання хвороби. Якщо стаж менший — беруть фактично відпрацьований період, а за стажу менше місяця розрахунок роблять від окладу. З періоду виключають дні, не відпрацьовані з поважних причин.
Візьміть оклад, поділіть на норму робочих днів (або годин) місяця й помножте на фактично відпрацьовані дні (години). Наприклад, оклад 18 000 грн, норма 21 день, відпрацьовано 18: 18 000 ÷ 21 × 18 = 15 428,57 грн. Якщо результат нижчий за пропорційну частину МЗП, потрібна доплата.
Із нарахованої зарплати утримують ПДФО 18 % і військовий збір 5 % — разом 23 %. Наприклад, із 8 647 грн на руки залишається 6 658,19 грн. Окремо роботодавець платить ЄСВ 22 % понад зарплату за власний кошт.
З 1 січня 2026 року місячна мінімальна зарплата становить 8 647 грн, погодинна — 52 грн. Ці значення зафіксовані на весь рік без підвищень усередині періоду. Нарахована зарплата за повну норму праці не може бути нижчою за ці суми.
