Фізичні особи - підприємці платники єдиного податку зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів на підставі яких заповнювалися дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів та витрат, що використовувалися для складання податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця, або інші первинні документи, які використовуються для складання податкової звітності по іншим податкам і зборам – у разі їх сплати. Такі первинні документи зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця або іншої податкової звітності, для складення якої вони використовуються.
За незабезпечення зберігання первинних документів до платників єдиного податку можуть бути застосовані штрафи відповідно до п. 121.1 ст. 121 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
При відсутності первинних документів на товари (роботи, послуги), придбані платником єдиного податку, у разі виявлення факту щодо неутримання податку на доходи фізичних осіб при виплаті доходу громадянам до платників податків застосовуються штрафні санкції, як до податкового агента, передбачені п. 127.1 ст. 127 ПКУ, та на суму грошового зобов’язання, визначеного контролюючим органом за результатами податкової перевірки, нараховується пеня згідно з п.п. 129.1.1 п. 129.1 ст. 129 ПКУ.
Згідно із п.п. 296.1.1 п. 296.1 ст. 296 ПКУ, платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи (фізичні особи - підприємці), які не є платниками податку на додану вартість, ведуть Книгу обліку доходів шляхом щоденного, за підсумками робочого дня, відображення отриманих доходів.
Платники єдиного податку третьої групи (фізичні особи - підприємці), які є платниками податку на додану вартість, ведуть облік доходів та витрат за формою та в порядку, що встановлені центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. Для реєстрації Книги обліку доходів та витрат такі платники єдиного податку подають до контролюючого органу за місцем обліку примірник Книги (п.п. 296.1.2 п. 296.1 ст. 296 ПКУ).
Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ст. 44 ПКУ).
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (абзац перший п. 44.3 ст. 44 ПКУ).
При заповненні податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця використовуються дані книги обліку доходів або книги обліку доходів та витрат, тому їх показники у відповідності до норм п. 44.1 ст. 44 ПКУ повинні бути підтверджені первинними документами, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно із п.п. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 ПКУ.
Отже, фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких заповнювалися дані книги обліку доходів або книги обліку доходів та витрат, що використовувалися для складання податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця, або інші первинні документи, які використовуються для складання податкової звітності по іншим податкам і зборам – у разі їх сплати. Такі первинні документи зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця або іншої податкової звітності, для складення якої вони використовуються.
За незабезпечення зберігання первинних документів до платників єдиного податку можуть бути застосовані штрафи відповідно до п.121.1 ст.121 ПКУ, зокрема незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст.44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Слід зазначити, що згідно з п.297.3 ст.297 ПКУ платник єдиного податку виконує передбачені ПКУ функції податкового агента у разі нарахування (виплати, надання) оподатковуваних податком на доходи фізичних осіб доходів на користь фізичної особи, яка перебуває з ним у трудових або цивільно-правових відносинах.