Компанія ПП «АЛЬФАПРОММЕТ» займається гуртовою торгівлею металами та металевими рудами. Локалізується у Дніпрі та веде активну діяльність, починаючи з 2017 року.
Компанія звернулася до команди MASTER із запитом комплексного ведення бухгалтерського та податкового обліку, обліку зарплати та кадрів. При виборі програмного продукту особливо важливими критеріями стали функціональні можливості з обліку використання власного та орендованого транспорту та ведення подорожніх листів.
Після ознайомлення з функціоналом рішень та консультування, розпочався процес впровадження, який проходив 14 днів: розгортання програмних продуктів MASTER:Бухгалтерія, MASTER:Зарплата і Кадри та додаткового функціонала з управління автотранспортом. Робота в програмних продуктах розпочалася з перших днів: з наповнення крок за кроком нової бази даних, проведення операцій і паралельного введення залишків.
Якщо розглядати окремо кожний з напрямків обліку, з якими працює команда фахівців ПП «АЛЬФАПРОММЕТ», і виокремити головні аспекти, то це будуть наступні функціональні переваги, які цінуються найбільше:
Зручним є передналаштованість інтерфейсу під індивідуальні потреби та збереження налаштувань по модулях програмних продуктів (на рівні всієї платформи MASTER).
Алгоритм дій роботи в програмі побудований за принципом етапності процесів. Залежно від послідовності дій в програмі послідовно проводяться й документи. Це є інтуїтивно зрозумілим послідовним процесом, який полегшує навчання та набуття навичок.
Важливою опцією, яка значно спрощує щоденну роботу, є автоматичний імпорт банківських виписок і вивантаження платіжних доручень. Налаштування реалізовані через інтеграцію з системою «Клієнт-банк» (для інтеграції з банком був встановлений додаток-конектор з банком, послугами якого користується компанія).
Також зручним є можливість налаштування ролей та доступів співробітникам між окремими модулями в програмному продукті. Кожен фахівець має власний доступ до виконання обов'язків саме на тій ділянці, за яку відповідає.
Приділялась найбільша увага до товарно-транспортних накладних (ТТН), які доопрацювали під потреби бізнесу, в тому числі самостійно, використовуючи навчальний матеріал і відеоінструкції.
Зручним є те, що в документі відвантаження продукції одразу формуються товарно-транспортна накладна (ТТН) і довіреність. Ще в документі відвантаження продукції відразу розраховуються собівартість і вартість реалізації товарів. Це є цінним з точки зору управлінського обліку, адже на момент продажу товарів можна побачити розраховану рентабельність.
Вагомим для користувачів є різноманітність видів аналітик в планах рахунків (є можливість додавати необмежену кількість аналітик: в розрізі підрозділів, відповідальних осіб, програм тощо).
За потреби вводяться додаткові аналітики у плани рахунків і компанія працює з тим переліком аналітик, який є зручним або потрібним. Завдяки додаванню аналітик, не потрібно доповнювати План рахунків додатковими субрахунками. Достатнім є використання стандартних рахунків, які йдуть у довіднику Плана рахунків (у типовому програмному продукті).
Аналітики закривають всі питання, пов'язані з аналізом та управлінським обліком.
У своїй діяльності компанія активно використовує документи переробки:
Компанія віддає закуплені матеріали на доопрацювання, де з однієї товарної позиції створюються інші. Наприклад: лист металу проходить процес штампування та нарізки, тим самим створюється інший вид виробу.
Автоматично здійснюється розрахунок ціни продукції від переробника із врахуванням вартості сировини та послуг переробника. Автоматично розраховується й собівартість, що є вкрай зручним для роботи бухгалтера.
Компанія має власний парк автотранспорту й орендовані транспортні засоби. Для обліку їхньої експлуатації встановлені нормативні ліміти (в залежності від пробігу тощо), по якім формуються подорожні листи.
Здійснюється контроль використання транспортних засобів: є чіткі норми та ліміти витрат паливно-мастильних матеріалів, до яких додаються коефіцієнти (норми) витрат на охолодження, кондиціювання, підігрів, простій тощо.
Програмний продукт має великий асортимент типів процесів, який охоплює повністю потреби обліку компанії.
Є можливість передавати основні засоби в заставу, в оренду, переміщувати, в оперативне управління тощо. Вести документи інвентаризації ОЗ (інвентаризаційні, звірювальні відомості тощо).
Послідовність дій в програмному продукті допомагає виконувати правила ведення бухгалтерського та податкового обліку згідно з Податковим кодексом України.
Важливими інструментами, якими оперує бухгалтер і які скорочують час роботи, є:
Зараз існують жорсткі вимоги до штатного розкладу, до графіків роботи під час перевірки Державної служби України з питань праці.
В програмному продукті зручно складати графіки роботи персоналу, штатний розпис, табель. Також зрозуміла послідовність дій, автоматичне формування, єдине середовище для роботи бухгалтера-кадровика.
Після налаштування всіх параметрів, які йдуть у типовому комплекті програми, зарплата розраховується легко.
Формують стандартні бухгалтерські звіти, регламентну податкову та фінансову звітність.
За потреби компанії доопрацювали Універсальний звіт, за яким відстежують відвантаження: за контрагентами, ціною, договорами, асортиментом продукції, вартістю реалізації тощо.
Завдяки великій кількості аналітик, є можливість сформувати Оборотно-сальдову відомість, вивантажувати її в Excel, проводити аналіз діяльності компанії та здійснювати контроль.
Розробник програмних продуктів MASTER відстежує всі законодавчі зміни та поставляє їх у системних оновленнях. Тому компанія-користувач розуміє, що завжди своєчасно надасть коректну звітність.
Також є можливість завантаження/вивантаження з вебпорталу Пенсійного фонду України електронних лікарняних та їх опрацювання.
За підсумками закриття місяця формується протокол, в якому програма переглядає й аналізує всі операції, що були здійснені в поточному періоді, знаходить помилки та видає їх на доопрацювання. Наприклад, програма повідомляє про непроведені документи, про податкові накладні (перенесені або не перенесені до Реєстру податкових накладних), про негативні залишки тощо.
Після усунення помилок бухгалтер впевнений, що період закрито коректно. Процедура системної перевірки закриття звітного періоду дисциплінує та змушує правильно й своєчасно проводити документи.
Зручним є Довідник контрагентів і робота з інформацією за контрагентом. За кодом ЄДРПОУ автоматично заповнюється інформація про юридичну особу з ЄДР юридичних осіб, завдяки чому довідник заповнюється системно та чітко.
В типовому програмному продукті є Довідник кодів УКТЗЕД (за матеріалами) і кодів ДКПП (за послугами). Загалом постачаються 30+ довідників, які оновлюються системно.
Компанія має плани з розвитку, наразі розглядає можливість збереження сканкопій документів всередині програми в електронному архіві. Сьогодні використання електронного архіву є дуже важливим і зручним для роботи всіх учасників процесу походження і контролю: юристів, економістів, закупників. Також команда ПП «АЛЬФАПРОММЕТ» розглядає можливість використання сервісу Signy, що забезпечить електронну передачу актів, відвантажувальних документів.
