Бухгалтерський облік медичних засобів та виробів у медичних закладах

Медична реформа в Україні докорінно змінила статус державних лікарень, перетворивши їх на комунальні некомерційні підприємства (КНП). Це висунуло нові вимоги до фінансової прозорості та звітності. Сьогодні бухгалтерський облік у медичних закладах — це складний процес управління ресурсами, від якого залежить не лише якість надання допомоги, а й обсяги фінансування від НСЗУ.

Найбільшу увагу в діяльності КНП приділяють руху медикаментів та виробів медичного призначення (ВМП). Адже кожен використаний шприц, ампула чи бинт мають бути належним чином зафіксовані та списані, щоб забезпечити безперервність лікувального процесу.

Як організувати облік лікарських засобів і медвиробів

Організація процесу починається з наказу про облікову політику. У ньому необхідно чітко прописати методи оцінки запасів, порядок документального оформлення та перелік матеріально відповідальних осіб (МВО).

Облік в лікарняних установах зазвичай має дворівневу структуру:

1. Бухгалтерська служба: здійснює вартісний облік, працює з рахунками, податками та звітністю.

2. Склад та відділення: відповідають за кількісний облік та фізичну наявність ТМЦ.

Для ефективної роботи важливо забезпечити інтеграцію між аптечним складом та бухгалтерією. Використання галузевого додатка Медицина від MASTER дозволяє автоматизувати цей зв'язок, уникаючи розбіжностей у залишках та забезпечуючи жорсткий контроль за термінами придатності препаратів.

Первісна вартість і визнання активів

Відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси», лікарські засоби та медвироби зараховуються на баланс за первісною вартістю. Вона складається з:

• Сум, що сплачуються постачальнику (без ПДВ для платників податку).

• Ввізного мита та транспортно-заготівельних витрат.

• Інших витрат, безпосередньо пов'язаних з придбанням.

Якщо ліки отримані як гуманітарна допомога чи безоплатне надходження від МОЗ, їхня вартість визначається як справедлива (ринкова) на дату отримання. Бухгалтерський облік в медичних закладах вимагає окремого відображення таких надходжень, що легко реалізується через налаштування аналітик у системі MASTER:Бухгалтерія.

Облік господарських операцій

Кожна маніпуляція з медичними засобами має підтверджуватися первинними документами. 

Ключові етапи руху ТМЦ:

• Надходження: Оприбуткування на склад на підставі накладних з прив'язкою до джерел фінансування.

• Видача у відділення: Переміщення між МВО (від головної медсестри до маніпуляційної).

• Використання: Списання на фактичні витрати на підставі звітів або листів призначень.

Для сучасних центрів бухгалтерський облік медичних послуг стає простішим, коли система автоматично розраховує собівартість процедури, враховуючи кожну одиницю витрачених матеріалів.

Рахунки бухгалтерського обліку і класифікація запасів

Для деталізації інформації медичні заклади використовують такі субрахунки:

• 201 — «Сировина і матеріали» (загальні господарські товари).

• 209 — «Інші матеріали» (спирт, дезінфекційні засоби).

• 201/Медикаменти — окремий аналітичний рахунок для ліків.

Завдяки модул MASTER:Медицина, бухгалтерія може налаштувати аналітику у розрізі Фондів, КЕКВ та груп основних фондів. Це критично важливо для звітності перед НСЗУ, де потрібно чітко розділяти ліки, придбані за бюджетні кошти, та ті, що отримані як благодійна допомога.

Ведення обліку руху і використання запасів

Ефективне управління запасами передбачає контроль термінів придатності. Система MASTER автоматично відбирає медикаменти, термін дії яких спливає, для формування документів списання.

Комплексний підхід включає:

1. Фінансові зобов'язання: Планування доходів та витрат у розрізі фінансових аналітик.

2. Зарплата і кадри: Тарифікація окладів, розрахунок відпусток та автоматичне формування заяв до ФССУ.

3. Громадське харчування: Для стаціонарів доступне формування меню-розкладок, технологічних карт та автоматичне списання продуктів.

Кейси наших клієнтів підтверджують: впровадження автоматичного списання на основі технологічних карт знижує похибки в обліку на 30%.

Помилки обліку і рекомендації

Найпоширеніші помилки, з якими стикаються КНП:

• Несвоєчасне списання: Ліки фактично використані, але числяться на балансі. Рекомендується щомісячна звірка між відділеннями та складом.

• Змішування джерел фінансування: Використання «платних» ліків для «бюджетних» пацієнтів без коригування проводок.

• Відсутність контролю термінів: Призводить до фінансових втрат через утилізацію.

Використання Класифікатора лікарських засобів згідно з Державним реєстром у програмі MASTER допомагає уникнути помилок у назвах та дозуваннях при оприбуткуванні.

Грамотний облік у медичній сфері — це фундамент фінансової стійкості КНП. Перехід на професійний софт дозволяє медикам зосередитися на лікуванні пацієнтів, залишаючи цифри автоматиці. MASTER:Медицина — це не просто програма, а комплексний інструмент для ведення обліку лікарських засобів, кадрової політики та фінансового планування.