Товарний облік для ФОП: хто зобовʼязаний, як вести і що загрожує за порушення

Товарний облік — це фіксація руху товарів від моменту надходження до продажу за встановленою державою формою. Для багатьох підприємців це не питання зручності, а пряма вимога закону: продавати дозволено лише ті товари, які відображені в обліку. Правовою основою тут виступає Закон №265/95-ВР про застосування реєстраторів розрахункових операцій. Та одразу головне: вести облік товарних запасів зобов'язаний не кожен ФОП — обов'язок виникає лише за певних умов, і нижче розберемо, за яких саме.

Що таке товарний облік і що він включає

Згідно з п.1 розділу II Порядку №496, товарний облік — це постійне внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. Це не разова інвентаризація, а безперервний процес, у якому кожна операція з товаром залишає документальний слід.

Облік тримається на трьох складових. Перша — надходження товарів: будь-яка партія, що потрапляє до ФОП, фіксується ще до початку її продажу. Друга — вибуття: товар залишає облік не тільки через продаж. Третя — зберігання первинних документів, які підтверджують кожен внесений запис і є невід'ємною частиною обліку.

Причин вибуття кілька, і кожна з них має бути відображена у формі:

• продаж за готівку або безготівково;

• внутрішнє переміщення між торговими точками;

• повернення товару постачальнику;

• знищення чи втрата (псування, крадіжка, форс-мажор);

• використання для власних потреб.

Якщо бодай один із цих рухів випадає з обліку, форма перестає відповідати реальним залишкам — і саме на цій розбіжності будуються претензії під час перевірки.

Хто з ФОП зобов'язаний вести товарний облік

Обов'язок вести облік товарів виникає не від самого факту реєстрації підприємця, а від поєднання двох ознак одночасно: відповідна категорія ФОП (за системою оподаткування або видом товару) плюс проведення розрахункових операцій. Якщо виконується лише одна з умов — обов'язку немає.

Категорій зобов'язаних три, і їх зручно зіставити в таблиці.

Щоб логіка «двох умов» була наочною, ось кілька реальних ситуацій. ФОП на 3-й групі — платник ПДВ, який продає побутову техніку через POS-термінал, веде облік обов'язково. ФОП на загальній системі, що торгує оптом і приймає оплату винятково на поточний рахунок, обов'язку не має, бо немає розрахункової операції. А єдинник без ПДВ, який продає ветеринарні препарати, облік не веде — ветпрепарати не належать ні до лікарських засобів, ні до виробів медичного призначення. Тепер розберемо кожну категорію детальніше.

ФОП на загальній системі оподаткування

Усі підприємці на загальній системі, які проводять розрахункові операції, ведуть товарний облік без винятків. Асортимент тут ролі не грає — одяг, продукти чи запчастини. Сама належність до загальної системи оподаткування разом із прийманням оплати в місці продажу вже породжує обов'язок.

Платники єдиного податку + ПДВ

ФОП на спрощеній системі (2-га або 3-тя група єдиного податку), які додатково зареєстровані платниками ПДВ, зобов'язані вести облік усіх товарів. Реєстрація платником ПДВ знімає прив'язку до асортименту: облік ведеться незалежно від того, ризиковий товар чи звичайний. Для платника ПДВ на 3-й групі правило діє так само жорстко, як для загальної системи.

Платники єдиного податку без ПДВ: тільки ризикові товари

ФОП на спрощеній системі без статусу платника ПДВ потрапляють під обов'язок лише в одному випадку — якщо торгують товарами з трьох ризикових груп:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту (ТСПТ);

• лікарські засоби та вироби медичного призначення;

• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Перелік ТСПТ затверджено Постановою КМУ №231. До нього входять, зокрема, ноутбуки, смартфони, мобільні телефони, планшети, телевізори, холодильники та пральні машини. Якщо ФОП-єдинник без ПДВ продає бодай одну позицію з цього переліку, облік товарів стає для нього обов'язковим. Звірятися з повним списком груп потрібно саме за Постановою КМУ №231 — визначати категорію «на око» ризиковано, бо помилка обертається штрафом.

Головна умова: розрахункові операції

Розрахункова операція — це приймання оплати готівкою або платіжними картками безпосередньо в місці продажу (через POS-термінал, ПРРО тощо). Саме вона є ключовим тригером обов'язку: немає розрахункової операції — немає й вимоги вести облік.

Оплата виключно на розрахунковий рахунок за IBAN, без приймання карток у точці, розрахунковою операцією не вважається — формально обов'язку немає, хоча зберігати первинку все одно доцільно. Окремо варто пам'ятати про посередників: ФОП, які надають посередницькі послуги й не мають власних залишків товару, облік не ведуть незалежно від того, технічно складний це товар чи ні.

Як правильно вести товарний облік: покрокова інструкція

Порядок №496 не нав'язує єдиного інструмента — форму обліку можна вести як на папері, так і в електронному вигляді. Практичний порядок дій виглядає так.

Спершу ФОП обирає форму ведення. Облік ведеться окремо по кожній торговій точці: одна точка — одна форма, об'єднувати їх не можна. Дані про надходження вносяться до початку реалізації товару, а не заднім числом після продажу.

Старт обліку починається з опису залишку товарів — це перший запис, який фіксує те, що вже є в наявності на момент запуску обліку. Опис складається в довільній формі, спеціального бланку для нього не передбачено: достатньо оформити його наказом самого ФОП. Якщо обов'язок виник, а облік досі не вели, починати треба не «з чистого аркуша майбутнім числом», а з відновлення: скласти опис залишків на дату виникнення обов'язку й підтягнути наявні первинні документи на ці товари.

Інструмент ведення підприємець обирає під свій масштаб:

• паперовий зошит чи журнал — найпростіший варіант для однієї точки з невеликим асортиментом;

• Excel-таблиця — зручніше для пошуку, фільтрів і підрахунків;

• спеціалізований сервіс або ПРРО з функцією складського обліку — оптимально, коли точок кілька, а номенклатура велика. Автоматизація обліку, наприклад за допомогою нашої програми для обліку продажів , знімає ризик ручних помилок, прискорює звірку залишків і дає актуальну картину в реальному часі. Також рекомендуюємо ознайомитись з нашим онлайн-сервісом, в якому є окремий розділ “Продажі”, буде корисно для тих, кому потрібно онлайн бухгалтерія.

Які первинні документи потрібні

Кожен запис у формі спирається на первинний документ. Прийнятні види:

• видаткові та прибуткові накладні;

• акти закупки (для придбання товару у фізичних осіб);

• фіскальні чеки;

• транспортні документи;

• митні декларації (для імпортних товарів);

• товарні чеки.

Документ вважається повноцінним, якщо містить обов'язкові реквізити: найменування суб'єкта господарювання (ФОП), код ЄДРПОУ/ІПН або серію та номер паспорта чи ID-картки, дату операції, найменування товару, кількість, вартість і одиницю виміру. Запис про надходження вноситься до початку продажу — це принципово, адже реалізація необлікованого товару і є тим порушенням, за яке штрафують.

Правила зазначення найменувань товарів

Назву товару можна вказувати повну або спрощену — і право на спрощений варіант мають не всі. Спрощену назву (лише групу товару) дозволено використовувати ФОП на єдиному податку без ПДВ, які не торгують ризиковими товарами. Наприклад, замість окремих позицій «лате» та «еспресо» такий підприємець може писати просто «кава».

ФОП на загальній системі, платники ПДВ і ті, хто торгує ТСПТ, ліками чи ювелірними виробами, зобов'язані зазначати повну назву товару зі споживчими ознаками. Перевірити, до якої групи належить товар, можна за Державним класифікатором продукції та послуг. Якщо фіскальний чек виписаний із неправильним найменуванням, контролери можуть визнати його недійсним — а це вже самостійний привід для претензій.

Штрафи за порушення товарного обліку у 2026 році

За товари, які реалізуються без відображення в обліку або без підтвердних документів, ст. 20 Закону №265/95-ВР встановлює фінансову санкцію — 100% вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 170 грн. Приклад: партія на 10 000 грн без первинки обертається штрафом у ті самі 10 000 грн.

Перевіряє облік Державна податкова служба під час будь-яких видів перевірок. На початок перевірки ФОП зобов'язаний пред'явити форму обліку та первинні документи, які знаходяться в місці продажу. Важливо, що ненадання документів саме під час перевірки судова практика розглядає як окрему підставу для санкції — пізніше «донести» їх уже не зарахують.

Окрім фінансової санкції, ст. 155-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає адмінштраф на осіб, які проводять розрахункові операції: від 34 до 85 грн за перше порушення і від 85 до 170 грн за повторне протягом року. Накладають його суди, тож до суми штрафу додається ще й судовий збір.

Окремий нюанс 2026 року стосується дії санкцій. На період воєнного стану штрафи за порушення Закону №265 здебільшого не застосовуються, виняток — підакцизні товари. Водночас податківці послідовно наполягають, що після зняття мораторію санкції можуть застосувати й за порушення, допущені раніше, тож розраховувати на безкарність ризиковано. Додатково в листопаді 2025 року суд першої інстанції визнав Наказ №496 протиправним, проте апеляція залишила Порядок чинним — станом на 2026 рік він діє та підлягає застосуванню.

П'ять типових помилок, які найчастіше ведуть до штрафу:

1. Ігнорування обов'язку вести облік за наявності підстав.

2. Відсутність первинних документів на наявний товар.

3. Внесення даних із запізненням — уже після реалізації товару.

4. Єдиний облік на кілька точок замість окремого по кожній.

5. Відсутність документів на внутрішнє переміщення товару між точками.

Товарний облік для тих, хто формально не зобов'язаний

Навіть коли ФОП під вимогу не підпадає — наприклад, єдинник без ПДВ торгує одягом і приймає оплату виключно на IBAN — зберігати первинні документи на закупівлю варто. Причин для цього кілька.

По-перше, для тих, хто має чи планує перехід на загальну систему, документи на придбання підтверджують витрати й зменшують базу оподаткування. По-друге, первинка захищає під час непрофільних перевірок, коли податківці з'ясовують походження товару, а покупець у спірній ситуації вимагає документ на товар. По-третє, облік залишків дає реальну картину запасів і рентабельності — це інструмент управління бізнесом, а не лише засіб відповідності законодавству. Нарешті, наявність документів просто знімає зайві непорозуміння з ДПС, якщо вони виникнуть, і коштує це лише трохи дисципліни в роботі з паперами.