У 2020 році Лановецька міська рада ухвалила рішення щодо впровадження електронного документообігу. Після детального вивчення ринку було обрано програмне забезпечення «MASTER:Документообіг. Комплексне рішення», функціонал якого відповідав нашим вимогам.
Перехід на електронний документообіг MASTER:Документообіг.
Комплексне рішення» дозволив нам:
Створити єдиний цифровий інформаційний простір: вся документація міської ради тепер зосереджена в одній системі, що забезпечує швидкий доступ до необхідних документів для всіх співробітників. Система реєструє кожну дію з документом, а статус документа можна відстежувати в режимі реального часу. При створенні будь якого електронного запису йому автоматично присвоюється унікальний номер, і одразу ж призначається відповідальний виконавець. Всі пов'язані документи залишаються доступними в єдиному цифровому ланцюжку.
Оптимізувати робочі процеси: автоматизація рутинних операцій значно скоротила час на обробку документів та звільнила співробітників для виконання більш складних завдань.
Підвищити рівень контролю: система дозволяє відстежувати рух документів на всіх етапах їх обробки, що забезпечує прозорість та відповідальність за виконання доручень у кожному підрозділі.
Зменшити паперовий документообіг: перехід на електронний формат документів дозволив значно скоротити витрати на папір, друк та зберігання документів.
Покращити співпрацю між підрозділами та іншими установами: завдяки єдиній системі співробітники різних підрозділів можуть легко обмінюватися документами та координувати свою роботу. В програмному комплексі реалізовано інтеграцію із електронною поштою та СЕВ ОВВ, що дозволяє оперативно обмінюватися документами із сторонніми організаціями та установами.
Забезпечити мобільність: перевагою продукту «MASTER:Документообіг. Комплексне рішення» - є можливість розширення функціоналу за допомогою різноманітних доповнень. Так на початку 2021 року, за порадою менеджера ТОВ «МАСТЕР:СТРІМ», було придбано мобільний застосунок «Smart Manager», який виявився дуже зручним та функціональним, дозволивши оперативно працювати з документами за межами робочих місць без необхідності використання стаціонарних комп'ютерів чи ноутбуків.
Важливими перевагами системи «MASTER:Документообіг» для нас є:
Важливі оновлення програми: своєчасні оновлення програмного забезпечення є невід'ємною частиною системи «MASTER:Документообіг» та часто включають нові функції та покращення, які розширюють можливості програмного забезпечення.
Надійна техпідтримка: технічні спеціалісти та менеджери компанії «МАСТЕР:СТРІМ» завжди надають оперативну допомогу в вирішенні будь яких питань, пов'язаних із роботою програмного комплексу.
Ми впевнені, що впровадження програмного комплексу «MASTER:Документообіг» стало важливим кроком на шляху до цифрової трансформації Лановецької міської ради. Висловлюємо щиру подяку компанії ТОВ «МАСТЕР:СТРІМ» за професійну і тривалу співпрацю та якісне програмне забезпечення «MASTER:Документообіг».
- Міський голова Роман Казновецький
