Інвентаризація — це перевірка фактичної наявності товарів на складі та звірка отриманих даних з обліковими залишками в системі. Результат процедури — документально зафіксовані розбіжності: нестача, надлишки або пересортиця. За підсумками облік приводять у відповідність до реального стану складу.
Основні завдання інвентаризації:
Планова інвентаризація відбувається за графіком, який ви затверджуєте самі:
Позапланова інвентаризація запускається за подією:
Тригери, специфічні для e-commerce. Онлайн-торгівля додає власні приводи для позапланового переобліку, про які часто забувають:
Приклад із практики: магазин автозапчастин після чорної п'ятниці отримав 6% скасувань через відсутність товару. Вибіркова інвентаризація по 200 топових SKU зайняла один вечір і показала, що частина позицій просто лежала не в тих комірках.
| Вид | Коли доречний | Плюси | Мінуси |
|---|---|---|---|
| Суцільна | Річна звітність, зміна МВО, підозра на системні зловживання | Повна й достовірна картина по всьому складу | Потребує зупинки відвантажень, довга й трудомістка |
| Вибіркова | Регулярний контроль ходових і дорогих груп | Швидка, не блокує роботу складу | Не виявляє проблем поза вибіркою |
| За категоріями | Контроль конкретної товарної групи чи бренду | Зручно порівнювати з планом закупівель | Пересортиця між групами лишається непоміченою |
| За осередками (адресна) | Склади з адресним зберіганням | Легко ділити зони між людьми, зручно перевіряти | Працює лише за налагодженої адресної системи |
| Сліпа | Перевірка чесності персоналу | Виключає «підгонку» під облікові дані | Повільніша, іноді потрібен повторний перерахунок |
Для більшості товарних бізнесів оптимальна схема — суцільна інвентаризація раз на рік плюс регулярні вибіркові перевірки ключових груп.
Перерахунок проводить інвентаризаційна комісія, склад якої затверджують наказом керівника. Зазвичай до неї входять:
Матеріально відповідальна особа (комірник, завскладу) присутня під час перерахунку обов'язково, але не проводить його самостійно. До початку МВО дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи здані до бухгалтерії, а товари оприбутковані чи списані.
Ключове правило: комісія фіксує те, що бачить і перераховує сама. Дані «зі слів МВО» або переписані з попередньої відомості знецінюють усю процедуру — саме на цьому найчастіше й тримаються схеми з нестачами.
Ручний метод. Друкована відомість, ручка, перерахунок «на око». Підходить для складу на 50–100 позицій. Далі починаються типові проблеми: помилки при перенесенні цифр у таблицю, підгонка факту під облік, дні на зведення результатів.
Автоматизований метод. Сканер штрих-кодів або смартфон, дані потрапляють у систему одразу під час перерахунку. Розбіжності рахуються автоматично, людський фактор зведений до мінімуму.
Способи, які використовують на практиці:
Автоматизувати інвентаризацію можна в MASTER — Торгівля online: програма підтримує сканування штрих-кодів, адресне зберігання по комірках, експорт/імпорт залишків у Excel і автоматичне зведення розбіжностей у готовий документ. Замість кількох днів звірки ви отримуєте перелік нестач і надлишків одразу після завершення перерахунку, а система сама формує документи на списання й оприбуткування.
Докладніше про щоденну роботу з залишками — у статті про складський облік.
Розбіжності фіксують в акті інвентаризації (звіряльній відомості). Документ містить облікову кількість, фактичну, відхилення у штуках і сумі. Акт підписують усі члени комісії та МВО.
Спочатку визначають, чи вкладається нестача в норми природного убутку — усушка, утруска, бій, випаровування. У межах норм її списують на витрати. Наднормативну нестачу стягують з винної особи за ринковою вартістю, а якщо винного не встановлено — списують на витрати періоду з поясненням причин.
Виявлений надлишок оприбутковують за справедливою (ринковою) вартістю і включають до доходів. Перед цим варто перевірити очевидні причини: неоприбуткована поставка, помилка при відвантаженні, повернення від клієнта без документа.
Пересортиця — це одночасні нестача й надлишок по схожих позиціях одного найменування: різні кольори, розміри, артикули. Взаємозалік допускається, якщо розбіжності виявлені за один період, в однієї МВО і по товарах одного найменування в тотожній кількості. У решті випадків нестачу й надлишок оформлюють окремо.
Після затвердження результатів у системі створюють документи списання та оприбуткування — облікові залишки автоматично приводяться у відповідність до фактичних.
Інвентаризація — не разова формальність перед звітом, а робочий інструмент контролю грошей, вкладених у товар. Регулярний перерахунок прибирає фантомні залишки, підсвічує неліквід і робить закупівлі передбачуваними.
Найпростіший спосіб зробити процедуру швидкою — перестати рахувати вручну. Ведіть складський облік у програмі для торгівлі зі сканером, адресним зберіганням і автоматичним зведенням розбіжностей — і наступна інвентаризація забере години замість днів.
