Книга обліку доходів і витрат — це документ, у якому ФОП фіксує отримані доходи, а на загальній системі та на 3 групі з ПДВ — ще й витрати. На її основі підприємець заповнює податкову декларацію. Форма книги залежить від системи оподаткування і групи єдиного податку.
Вести облік зобов'язані всі ФОП — і на єдиному податку, і на загальній системі. Різниться лише обсяг: тільки доходи чи доходи й витрати. Якщо ви ще тільки реєструєтеся, подивіться, як відкрити ФОП у 2026 році і з чого почати облік.
Книга доходів ФОП потрібна для трьох речей:
Ліміти 2026 року рахуються від мінімальної зарплати 8 647 грн станом на 01.01.2026 (п. 291.4 ПКУ):
| Група | Коефіцієнт | Ліміт доходу на 2026 рік |
|---|---|---|
| 1 група | 167 МЗП | 1 444 049 грн |
| 2 група | 834 МЗП | 7 211 598 грн |
| 3 група | 1167 МЗП | 10 091 049 грн |
Форма визначається тим, чи є ви платником ПДВ і чи рахуєте податок з витрат. Порівняння — у таблиці.
| Хто | Що обліковує | Форма | Нормативна база |
|---|---|---|---|
| 1, 2 група і 3 група без ПДВ | лише доходи, помісячно | довільна | п. 296.1.1 ПКУ |
| 3 група — платник ПДВ | доходи і витрати | типова | наказ Мінфіну № 405 від 30.11.2022, діє з 03.01.2023 |
| Загальна система | доходи і витрати | типова, за Порядком № 261 | наказ Мінфіну № 261 від 13.05.2021, п. 177.10 ПКУ |
З 1 січня 2021 року «єдинники» без ПДВ не зобов'язані користуватися затвердженим бланком. Достатньо будь-якої таблиці, де видно помісячні підсумки доходу і дані збігаються з первинними документами. Зошит, Excel чи облікова програма — вибір за вами.
Ні, з 2021 року реєстрацію книги в ДПС скасовано Законом № 786-IX. Заяв про «зняття з обліку» старої книги подавати не треба.
Для паперової книги більше не потрібні:
Скасування реєстрації не звільняє від обліку. Книгу треба мати в наявності й пред'являти податківцям під час перевірки.
Головне правило: кожна сума в книзі має збігатися з банком, касою і первинкою. Ось як вести книгу обліку доходів без розбіжностей:
На практиці: акт підписано 31 березня, а оплата надійшла 1 квітня. Для «єдинника» це дохід II кварталу, бо значення має дата надходження коштів.
До доходу потрапляють кошти, отримані за товари, роботи чи послуги. Позики, кредити й помилкові зарахування доходом не є.
| Вносимо | Не вносимо |
|---|---|
| виторг за товари, роботи, послуги в грошовій формі | позики та поворотну фінансову допомогу |
| дохід у негрошовій формі (загальна система) | кредити |
| безоплатно отримані товари | помилково зараховані й повернені кошти |
| списану кредиторську заборгованість (загальна система) | ПДВ у складі ціни — для платників ПДВ |
Склад доходу визначають п. 177.3 ПКУ для загальної системи і ст. 292 ПКУ для єдиного податку.
Для єдиного податку є окреме правило повернення. Якщо ви повертаєте покупцю передоплату чи кошти за товар, дохід зменшується в тому періоді, коли гроші фактично повернуто (п. 292.11 ПКУ).
1, 2 група і 3 група без ПДВ заповнюють облік однаково — у довільній формі, лише доходи. Мінімум граф — дата, сума, форма оплати, підстава.
На практиці: перукар на 2 групі приймає готівку через ПРРО, а частина клієнтів платить на рахунок ФОП. Ось як виглядає книга обліку доходів ФОП 2 групи — приклад заповнення за травень:
| Дата | Сума доходу, грн | Форма оплати | Підстава | Примітка |
|---|---|---|---|---|
| 02.05.2026 | 3 450,00 | готівка | Z-звіт ПРРО № 118 | стрижки, фарбування |
| 06.05.2026 | 1 200,00 | безготівка | виписка банку за 06.05 | оплата на IBAN |
| 13.05.2026 | 4 180,00 | готівка | Z-звіт ПРРО № 124 | — |
| 21.05.2026 | 2 600,00 | безготівка | виписка банку за 21.05 | сертифікат |
| 30.05.2026 | 3 920,00 | готівка | Z-звіт ПРРО № 139 | — |
| Разом за місяць | 15 350,00 |
Декларацію 1 і 2 група подають раз на рік, 3 група — щокварталу. Тому для 3 групи зручно одразу виводити й квартальний підсумок.
Платники ПДВ ведуть типову форму за наказом № 405, де доходи і витрати обліковують окремо. Довільна таблиця тут не підходить.
Доходи — виручка від реалізації, повернення коштів покупцям, безоплатно отримані товари, інші доходи.
Витрати — придбання товарів, оплата праці, ЄСВ, інші витрати, пов'язані з діяльністю.
Суму ПДВ, що входить у ціну проданих або придбаних товарів, до доходів і витрат не включають. Кожна витрата має підтверджуватися первинним документом, а дані — збігатися з податковими накладними в ЄРПН.
На практиці книга обліку доходів і витрат ФОП 3 групи з ПДВ виглядає так:
| Дата | Операція | Сума з ПДВ, грн | ПДВ, грн | Дохід / витрата без ПДВ, грн |
|---|---|---|---|---|
| 05.06.2026 | Оплата від покупця за товар | 24 000,00 | 4 000,00 | дохід 20 000,00 |
| 10.06.2026 | Оплата постачальнику за товар | 12 000,00 | 2 000,00 | витрата 10 000,00 |
| 30.06.2026 | ЄСВ за працівника | 1 902,34 | — | витрата 1 902,34 |
Загалом книга обліку доходів ФОП 3 групи без ПДВ нічим не відрізняється від книги 2 групи. Типова форма з'являється лише разом із реєстрацією платником ПДВ.
ФОП на загальній системі веде книгу за Порядком № 261. Податок — ПДФО 18% і військовий збір 5% — сплачується з чистого доходу, тобто доходу мінус документально підтверджені витрати.
Основні графи форми:
Формула:
Чистий дохід = Дохід − Повернення − Витрати, пов'язані з діяльністю − Амортизація
На практиці — облік доходів і витрат за червень:
| Дата | Операція | Дохід, грн | Витрати, грн | Документ |
|---|---|---|---|---|
| 03.06.2026 | Оплата від клієнта за послуги | 30 000,00 | — | акт № 14, виписка |
| 05.06.2026 | Оренда офісу | — | 8 000,00 | договір, рахунок |
| 12.06.2026 | Оплата від клієнта | 18 500,00 | — | акт № 15, виписка |
| 18.06.2026 | Закупівля матеріалів | — | 4 200,00 | видаткова накладна |
| 30.06.2026 | ЄСВ за себе | — | 1 902,34 | квитанція |
| Разом | 48 500,00 | 14 102,34 |
Чистий дохід за місяць — 34 397,66 грн. Витрати, які можна врахувати, перелічені в п. 177.4 ПКУ. Без первинного документа витрата дохід не зменшує.
Квартальні підсумки потрібні для авансових платежів, річні — для декларації про майновий стан і доходи.
Закон дозволяє вести облік як у паперовій, так і в електронній формі. Відмінності — у зручності та ризику помилки.
| Критерій | Папір | Excel | Електронний кабінет | Облікова програма |
|---|---|---|---|---|
| Зручність | низька | середня | середня | висока |
| Ризик помилки | високий | середній | середній | низький |
| Автоматичні підсумки | ні | так, якщо є формули | так | так |
| Захист даних | ризик втрати | залежить від бекапів | на боці ДПС | хмара + резервні копії |
Електронна книга обліку доходів ФОП доступна в приватній частині Електронного кабінету. Вхід — за КЕП, далі розділ «Книга обліку доходів (витрат) в електронному вигляді».
Дані ПРРО підтягуються автоматично. Безготівкові надходження на рахунок потрібно вносити вручну.
Видаляти записи не можна. Помилку виправляють коригуванням рядка: додають рядок із від'ємним або позитивним значенням на різницю (п. 5 розд. I Порядку № 261).
Програма знімає більшість ручної роботи з книгою:
Такі можливості є, наприклад, у MASTER:Бухгалтерія online — бухгалтерській програмі для ФОП. Щоб порівняти кілька варіантів, почитайте, як обрати програму для обліку ФОП.
Помилку не стирають, а виправляють так, щоб і хибний, і правильний запис лишалися видимими. Спосіб залежить від форми книги.
Паперова довільна форма:
Паперова типова форма (Порядок № 261, наказ № 405): виправлення вносять новим записом із від'ємним або позитивним значенням, засвідченим підписом підприємця (п. 3 розд. I Порядку № 261).
Електронна форма: рядок не видаляють, а додають коригуючий запис — сторно або доплату — з поясненням. Позиція ДПС щодо виправлень наведена в ЗІР, категорія 104.08.
Книгу зберігають не менше 1095 днів з дня подання декларації, у якій враховано ці дані (п. 44.3 ПКУ). Якщо подано уточнюючий розрахунок, строк рахують заново — від дня його подання.
Якщо книгу втрачено, діяти треба за п. 44.5 ПКУ:
| Порушення | Санкція | Норма |
|---|---|---|
| Неведення або неналежне ведення обліку доходів і витрат | попередження або 3–8 НМДГ (51–136 грн) | ст. 164 КУпАП |
| Те саме повторно протягом року | 5–8 НМДГ (85–136 грн) | ст. 164 КУпАП |
| Неповідомлення про втрату документів або їх невідновлення | 1 020 грн | ст. 121 ПКУ |
| Те саме повторно протягом року | 2 040 грн | ст. 121 ПКУ |
Більший ризик — не штраф, а донарахування податку. Податківці бачать дані ПРРО і банків, тому будь-яка розбіжність із книгою стає приводом для перевірки.
Облік доходів — нескладна, але регулярна робота, і помилки в ній коштують дорожче за штраф. Якщо хочете, щоб виписки, дані ПРРО й ліміт рахувалися самі, спробуйте онлайн-бухгалтерію для ФОП MASTER:Бухгалтерія online — книга доходів там формується автоматично.
