ПрАТ «Українські вертольоти» (англ. Ukrainian Helicopters) — авіакомпанія зі штаб-квартирою у Києві, що спеціалізується на здійсненні спеціальних миротворчих, рятувальних та гуманітарних операцій.
І сьогодні разом з представниками цієї компанії поговоримо про те, як за допомогою програми українського виробництва «MASTER:Документообіг. Комплексне рішення» можна:
зекономити час на рутинних задачах;
об'єднати співробітників в єдиному інформаційному просторі;
заощадити час й кошти.
Розповідаємо деталі співпраці.
Як і в більшості компаній, у нас використовувався паперовий документообіг. Проте через наявність складу за кордоном та відсутність у працівників єдиного місцезнаходження, щоденні рутинні процеси ставали менш організованими. Так з'явилась необхідність створити більш безпечні й функціональні умови для роботи. Ми вирішили:
Відмовитись від паперового документообігу.
Створити загальний простір для комунікації співробітників (якого до цього часу не існувало).
Налаштувати швидке погодження робочих документів.
Повністю оновити наше програмне забезпечення.
Впровадити систему, яка здатна комплексно об'єднувати документообіг, бухгалтерський та кадровий обліки, а також контроль заробітної плати на одній платформі.
Далі поговоримо детальніше про те, як вдалося цього досягти.
Ми почали перехід на систему MASTER влітку 2023 року і для цього з керівником комерційного відділу MASTER та її командою:
Провели декілька очних зустрічей, де обговорили наші потреби щодо ПЗ.
Розглянули можливості «MASTER:Документообіг. Комплексне рішення».
Стало зрозуміло, що типовий функціонал «MASTER:Документообіг. Комплексне рішення» ідеально відповідає нашим потребам в автоматизації роботи, адже завдяки програмі можна:
Швидко працювати з електронним документообігом:
використовувати КЕП всіх акредитованих ЦСК;
встановити пз, яке регулярно оновлюється відповідно до змін, що вносяться до чинного законодавства України;
інтегруватися з сервісами обміну е-документами;
використовувати створені шаблони для типових документів, а також додавати вкладення будь-якого формату;
сканувати документ з автоматичним додаванням файлів в систему, що дуже заощаджує час, а також додавати скани до вже існуючого файлу та ін.
вести загальний е-документообіг: вхідні документи, вихідні та внутрішні (службові, організаційно-розпорядчі);
обробляти документи по стадіях (за певними правилами на вимогу замовника) та розмежуванням доступів на різних рівнях;
зручно працювати з документами відразу всією командою, переходити між версіями, зберігати та порівнювати їх, що скорочує час роботи з ними;
завдяки функції автоматичного отримання та зручного відправлення документів із системи на будь-які електронні адреси, можна організовувати е-документообіг між підпорядкованими організаціями, легко шукати документи та ін.
налаштувати роботу з резолюціями до документів.
переглядати історію роботи з документом (хто працював над ним, коли, як довго).
Також програмне забезпечення може розширюватися за допомогою різноманітних додатків, які вже створені.
Наприклад, ми придбали додатки «MASTER:Мобільний застосунок “SmartManager”» та «MASTER:Договори», які допомагають нам опрацьовувати наявні задачі й через мобільні гаджети. Завдяки цьому, з'явилася можливість оперативно реагувати на завдання, як то погодження, підписання документів, видача задач, створення обговорень та інше.
Крім того, компанія MASTER також надає послуги з розробки додаткового функціонала під потреби замовника.
Після обрання «MASTER:Документообіг. Комплексне рішення», одразу виникло питання щодо його розміщення. Команда MASTER радила це зробити на хмарній інфраструктурі й порекомендувала надійного хмарного провайдера GigaCloud, який вже мав досвід співпраці з ними.
Тому після проведення спільної зустрічі зі спеціалістами GigaCloud, нам оперативно підібрали хмарне рішення під розміщення ПЗ, враховуючи всі наші побажання та можливості.
Через відсутність досвіду використання електронного документообігу, ми були трохи стурбовані тривалістю процесу. Проте проект було успішно запущено всього за 2 місяці активних налаштувань. Це дуже швидко, особливо з урахуванням обсягів завдань, в які входило:
Створення команди проекту з впровадження нової програми для швидкості прийняття та затвердження рішень.
Перенесення всієї нашої накопиченої інформації до бази даних нової програми.
Переведення всієї структури підприємства на електронний документообіг.
Налаштування типових робочих процесів, їх адаптація та кастомізація під потреби компанії.
Тож після перших налаштувань, ми розпочали онлайн-навчання понад 150 користувачів! Спеціалісти з команди впровадження були готові працювати в зручний для нас час і докладно познайомили нас з інтерфейсом програми, тому процес впровадження та ознайомлення співробітників з нею пройшов вдало.
Від команди MASTER ми отримали цінні поради та покрокові інструкції для кожного процесу, які доступні безпосередньо в програмі та відеоуроках, що знаходяться у відкритому доступі на сайті masterbuh.com та на каналі YouTube.
Для нас було важливо якнайшвидше реалізувати функціонал «MASTER:Договори», оскільки він включає кілька етапів опрацювання документа:
Додаток значно спрощує роботу, оскільки дозволяє:
створювати шаблони для однотипних документів;
обробляти документи за налаштованими маршрутами й правилами;
Також можна зберігати список ролей і учасників обробки договорів.
Пропрацювавши з програмою понад 6 місяців, вже хочемо розповісти про наші враження. Тепер ми можемо:
заощаджувати час до 5-6 годин на тиждень на реєстрацію, обробку, погодження та пошук документів;
опрацьовувати один документ протягом 1 хв;
підписувати/переглядати документи не використовуючи комп'ютер, завдяки мобільним гаджетам в «SmartManager» від MASTER;
переглядати кожну зміну в документі з урахуванням імені користувача та дати змін;
розмежувати повноваження та регулювати доступу до документів тощо;
створити єдиний інфопростір для працівників, що допоможе працювати над документом кільком користувачам одночасно;
спрости роботу працівникам з різними місцезнаходженнями, оскільки відпала потреба шукати або створювати окреме місце для зберігання документів;
А також ми тепер можемо заощадити кошти на канцелярських витратах та поштових відправленнях.
Щодо поточних процесів: зараз ми на етапі масштабування системи та збільшення кількості працівників на нових бізнес-процесах. Це дозволяє нам оптимізувати роботу з документообігом на нашому підприємстві.
А наступним етапом плануємо розширення роботи з MASTER в напрямку бухгалтерського, кадрового обліку та розрахунку зарплати.
На завершення хочемо відзначити роботу спеціалістів, які нам допомагали під час всього процесу:
Окремо хочемо подякувати спеціалісту, яка проводила роботи з впровадження і навчання. Таку обов’язкову, мудру і професійну людину як Наталя Швадчак — я не зустрічав і ми дуже раді, що працюємо саме з нею. Наталя знає відповіді на всі питання, тому процес впровадження пройшов швидко і легко.
Тож якщо ви хочете впровадити електронний документообіг у власній компанії — дізнайтеся більше про продукт, перейшовши за посиланням та залишайте заявку та отримайте безпосередню консультацію від спеціалістів MASTER.
